CÁC BƯỚC CHUẨN HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT MỚI NHẤT NĂM 2025

04/09/2025 Số lần xem: 90 Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, việc tối ưu và chuẩn hóa quy trình là việc không thể thiếu mà các doanh nghiệp sản xuất nên tìm hiểu và áp dụng. Đây không chỉ là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp định hướng hành động, mà còn giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Vậy làm thế nào để xây dựng được quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả và chính xác? Hãy cùng CADS tìm lời giải chi tiết qua bài viết sau đây. 1. Chuẩn hóa quy trình là gì?
Chuẩn hóa quy trình (Process Standardization) là việc thiết lập các tiêu chuẩn thống nhất cho toàn bộ hoạt động và quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định rõ ràng các bước thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận, thời gian hoàn thành và tiêu chí đánh giá chất lượng.

Ngoài ra, chuẩn hóa quy trình còn chính thức hóa, tài liệu hóa mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Mục tiêu cốt lõi của việc này là đảm bảo rằng mọi nhân viên dù ở vị trí nào cũng đều thực hiện công việc một cách nhất quán và chính xác, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao lợi thế cạnh tranh sau này.

2. Lợi ích của chuẩn hóa quy trình
 
Giảm chi phí vận hành
Khi quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể loại bỏ những hoạt động trùng lặp, không cần thiết, từ đó giảm đáng kể chi phí vận hành. Việc tiêu chuẩn hóa giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm lãng phí và tăng hiệu quả đầu tư. 

Nâng cao hiệu suất, dễ quản lý
Khi quy trình được chuẩn hóa, nhiệm vụ của từng nhân viên sẽ rõ ràng và cụ thể kèm theo kết quả cần đạt giúp nâng cao hiệu suất. Toàn bộ dữ liệu và thông tin được tập trung, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất của từng cá nhân và phòng ban nhanh chóng. Khả năng kiểm soát minh bạch này cho phép các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong môi trường thay đổi liên tục.

Ví dụ: Công ty TNHH Thiết kế Xây dựng Nội thất Quang Bảo với việc nhân viên có tài liệu để làm theo, tạo thói quen làm việc chuẩn và hiệu quả, hiệu suất công việc của nhân viên tăng từ 75% lên 87% sau 3 tháng áp dụng. Cũng nhờ thói quen làm việc nhanh nhẹn và hợp lý, tỷ lệ hoàn thành công việc đã tăng từ 70% lên 85%, kịp tiến độ đề ra. Ngoài ra các nhà quản lý dễ dàng nhanh chóng nắm bắt hiệu suất nhân viên để kịp thời đưa ra quyết định quan trọng.

Tiết kiệm thời gian
Quy trình chuẩn hóa giúp loại bỏ thời gian chờ đợi, tìm kiếm thông tin và làm lại công việc do sai sót. Nhân viên biết chính xác phải làm gì, với ai, khi nào và như thế nào, từ đó tăng tốc độ thực hiện công việc. Thời gian tiết kiệm này có thể được tận dụng cho các hoạt động sáng tạo, phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến dịch vụ.

Giảm nhầm lẫn, sai sót
Khi quy trình được mô tả rõ ràng và chi tiết, khả năng xảy ra sai sót sẽ giảm đáng kể. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn giảm chi phí khắc phục hậu quả do lỗi. Việc giảm sai sót không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu, tạo lòng tin với khách hàng và đối tác.

Ví dụ: Các sản phẩm của Quang Bảo đưa đến khách hàng ngày càng hoàn thiện và chỉn chu hơn khi chuẩn hóa quy trình tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm 15% giúp doanh thu công ty từ tháng 07 đến tháng 09 tăng 12% so với những tháng đầu năm.

Tăng trải nghiệm khách hàng
Một quy trình được chuẩn hóa sẽ giúp nhân viên hoặc hệ thống tự động tuân thủ một bộ quy tắc nhất định, từ cách tiếp nhận yêu cầu, xử lý vấn đề cho đến các bước phản hồi. Nhờ đó, hiệu suất được nâng cao rõ rệt, mọi tương tác với khách hàng đều trở nên nhất quán, nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này không chỉ trực tiếp nâng cao sự hài lòng mà còn xây dựng lòng tin và sự trung thành lâu dài với thương hiệu.

Ví dụ: Khi công ty Quang Bảo áp dụng chuẩn hóa quy trình các khiếu nại của khách hàng đã có cơ chế tiếp nhận và phản hồi rõ ràng. Tỷ lệ khiếu nại khách hàng từ 12% giảm xuống còn 2%. Khách hàng tin tưởng, đặt hàng và mở rộng sản xuất (thêm 02 khách hàng sau 3 tháng triển khai). 

Nâng cao năng lực cạnh tranh
Một doanh nghiệp hoạt động dựa trên các quy trình chuẩn hóa sẽ linh hoạt hơn, chuyên nghiệp hơn và có khả năng phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường. Tất cả những lợi ích trên kết hợp lại sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh vượt trội, giúp doanh nghiệp bứt phá và vươn lên dẫn đầu.

Ví dụ: Công ty vận tải biển Container Vinalines, ngay từ khi thành lập đã nhận thức rõ ràng rằng chất lượng là nền tảng của sự cạnh tranh. Bằng việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn quốc tế, Vinalines đã nâng cao uy tín thương hiệu, tạo lợi thế vượt trội so với các đối thủ. Việc kiểm soát chất lượng dịch vụ đồng bộ đã giúp công ty không chỉ giữ chân khách hàng cũ, nâng cao uy tín thương hiệu mà còn thu hút các đối tác.
 
3. Các bước chuẩn hóa quy trình cho doanh nghiệp năm 2025
Để biến một quy trình rời rạc thành một hệ thống vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần thực hiện theo một lộ trình bài bản. Dưới đây là các bước chuẩn hóa quy trình mới nhất năm 2025 mà mọi tổ chức cần nắm vững để xây dựng một hệ thống bài bản.

Bước 1: Xác định mục tiêu chuẩn hóa
Đây là bước đầu tiên trong quá trình chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục đích thực sự của việc chuẩn hóa: là để giảm chi phí, tăng hiệu suất, cải thiện chất lượng hay đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật. Đồng thời, cần xác định phạm vi thực hiện là cải thiện một bộ phận nhỏ hay thay đổi toàn diện. Mục tiêu cần được đặt ra cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp định hướng toàn bộ quá trình thực hiện, từ việc lựa chọn quy trình ưu tiên đến phân bổ nguồn lực và đánh giá kết quả.

Ví dụ: Giảm 15% lãng phí nguyên vật liệu trong 6 tháng hay rút ngắn 20% thời gian sản xuất một lô hàng. Mục tiêu cần rõ ràng và định hướng toàn bộ quá trình.

Bước 2: Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa
Việc lập bản đồ được coi là nền tảng của toàn bộ dự án chuẩn hóa. Nếu không hiểu rõ hiện trạng, doanh nghiệp không thể xây dựng được kế hoạch cải thiện phù hợp. Bản đồ này sẽ giúp nhận diện những điểm tắc nghẽn, hoạt động thừa thãi và các cơ hội tối ưu hóa trong hệ thống hiện tại.
Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để thu thập thông tin chính xác về cách thức vận hành thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như sơ đồ luồng công việc, biểu đồ minh họa hoặc mô hình đa chiều để thể hiện một cách trực quan và dễ hiểu nhất. Bản đồ càng chi tiết và chính xác, quá trình cải tiến sau này càng hiệu quả.

Ví dụ: Sơ đồ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tại một doanh nghiệp sản xuất. 
 
Bước 3: Phối hợp với các bộ phận liên quan
Thành công của việc chuẩn hóa quy trình phụ thuộc rất lớn vào sự hợp tác và cam kết của tất cả các bên liên quan. Không có bộ phận nào hoạt động độc lập hoàn toàn, mà tất cả đều có mối liên hệ và tác động lẫn nhau trong chuỗi giá trị chung.
Doanh nghiệp cần tạo ra môi trường để các đội nhóm khác nhau có thể trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và hiểu rõ về đặc thù công việc của nhau. Việc này không chỉ giúp xây dựng quy trình phù hợp với thực tế mà còn tạo sự đồng thuận và gắn kết giữa các bộ phận. Khi mọi người đều hiểu và ủng hộ sự thay đổi, việc triển khai sẽ diễn ra thuận lợi hơn nhiều.

Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ nhiều doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp quản lý quy trình giúp dễ dàng theo dõi hiệu suất thực tế, các thành viên có thể dễ dàng truyền đạt, thống nhất thông tin trên cùng một hệ thống.

Ví dụ: Bộ phận sản xuất phối hợp với bộ phận kho vận để nắm rõ tình trạng nguyên liệu tránh thiếu hụt gây gián đoạn dây chuyền sản xuất.

Bước 4: Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình mới
Dựa trên những phân tích và thông tin đã thu thập, doanh nghiệp bắt đầu thiết kế quy trình mới theo hướng tối ưu, đồng thời ứng dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ lặp lại. Việc này giúp nhân sự giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn. 

Ví dụ: Trong khâu chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng Chatbot tích hợp AI để tự động trả lời các câu hỏi thường gặp, giảm tải công việc cho nhân viên.
Quy trình mới cần được thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng và theo dõi hiệu suất. Điều này giúp ban quản lý có thể đánh giá mức độ cải thiện so với trước đây và đưa ra điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Quy trình được thiết kế phải luôn đảm bảo tính thực tế, khả thi và phù hợp với điều kiện, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp.

Bước 5: Xây dựng tài liệu hướng dẫn thực hiện
Việc biến quy trình từ ý tưởng thành tài liệu cụ thể là bước quan trọng đảm bảo tính bền vững của dự án. Tài liệu không chỉ là công cụ hướng dẫn thực hiện mà còn là cơ sở pháp lý cho việc vận hành và đánh giá hiệu quả trong tương lai. Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang lưu trữ tài liệu trên dữ liệu đám mây để nhân viên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, đảm bảo luồng công việc không bị gián đoạn. Tùy thuộc vào tính chất phức tạp của từng quy trình, tài liệu có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như văn bản mô tả, biểu đồ minh họa, video hướng dẫn hoặc kết hợp các phương thức này.

Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng thư viện tài liệu trực tuyến, bao gồm các video hướng dẫn chi tiết cách vận hành máy móc mới và biểu đồ luồng công việc cho từng loại sản phẩm.

Bước 6: Đào tạo nhân viên áp dụng quy trình mới
Dù nhân viên có tham gia vào quá trình xây dựng quy trình, việc đào tạo bài bản vẫn là điều không thể thiếu để đảm bảo mọi người đều hiểu và thực hiện đúng cách. Đào tạo không đơn thuần là truyền đạt thông tin mà cần tạo ra sự thống nhất về nhận thức và phương pháp làm việc trong toàn tổ chức.

Chương trình đào tạo nên được thiết kế phù hợp với từng đối tượng, từ ban lãnh đạo đến nhân viên thực thi trực tiếp. Bên cạnh lý thuyết, cần có phần thực hành để nhân viên làm quen với quy trình mới trong điều kiện thực tế. Việc tạo ra kênh hỗ trợ, giải đáp thắc mắc chung, an toàn và bảo mật cũng rất cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ: Doanh nghiệp tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp cho từng đội sản xuất, kèm theo đó là một kênh chat riêng trên ứng dụng nội bộ để giải đáp mọi thắc mắc ngay lập tức.

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Sau khi triển khai, việc giám sát hiệu quả thực tế của quy trình mới là vô cùng quan trọng. Nếu thiếu sự theo dõi chặt chẽ, nhân viên có thể không thực hiện đúng quy định hoặc từ từ trở lại với cách làm cũ. 

Hiện nay các nền tảng quản trị doanh nghiệp hiện đại cung cấp báo cáo trực quan bằng biểu đồ, cho phép ban lãnh đạo theo dõi hiệu suất của quy trình theo thời gian thực. AI có thể phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để xác định những điểm yếu tiềm ẩn và đề xuất các phương án cải tiến, giúp doanh nghiệp luôn đi trước một bước và đảm bảo quy trình luôn phù hợp với yêu cầu của thị trường.

Ví dụ: Hàng tháng, ban lãnh đạo sử dụng bảng điều khiển trên phần mềm để theo dõi các chỉ số về năng suất và tỷ lệ lỗi. Họ phát hiện một tổ sản xuất có tỷ lệ lỗi cao bất thường và đã kịp thời điều chỉnh quy trình để khắc phục vấn đề.

4. Chuẩn hóa quy trình với Nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Business
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang áp dụng quy trình vận hành lạc hậu, thiếu chặt chẽ gây lãng phí thời gian và làm giảm hiệu quả vận hành. Thời đại chuyển đổi số đã mở ra cơ hội cho các tổ chức hiện đại hóa hệ thống quản trị. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát và tối ưu quy trình vận hành với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến.
 
1Business - Nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp ERP và Văn phòng số cung cấp giải pháp chuẩn hóa quy trình chuyên nghiệp, hiệu quả với khả năng:

• Tích hợp toàn diện các quy trình liên phòng ban chuẩn hóa kết nối mọi hoạt động từ bán hàng, marketing, nhân sự cho đến tài chính vào một hệ thống duy nhất, tạo ra sự liền mạch trong luồng công việc. Ứng dụng Công nghệ No code & Low code giúp chủ động kiến tạo quy trình đáp ứng đặc thù doanh nghiệp nhanh chóng, dễ dàng.
• Quản lý quy trình điều xe - tuyến giao giám sát lộ trình bằng định vị GPS theo thời gian thực. Thay thế quản lý giấy tờ theo phương pháp truyền thống bằng chứng từ giao vận giúp doanh nghiệp giảm chi phí.
• Tự động hóa quy trình thanh toán thay thế trình giấy tờ phương pháp truyền thống. Ngoài ra, còn liên kết với phần mềm ERP và kế toán để tạo cũng như quản lý chứng từ thanh toán giúp tiết kiệm thời gian.
• Ký số nội bộ giúp doanh nghiệp có thể phê duyệt, nghiệm thu, bàn giao công việc từ xa, tiết kiệm chi phí, bảo mật dữ liệu và tối ưu hiệu suất.
• Thư viện hồ sơ lưu trữ tài liệu trên đám mây giúp nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ.
• Có kênh chat và mạng xã hội nội bộ an toàn, tiện lợi giúp doanh nghiệp có thể hỗ trợ, giải đáp thắc mắc, chia sẻ thông tin, tạo bài đăng, bình luận, chia sẻ tâm trạng  cho nhân viên với dữ liệu được bảo mật nội bộ, không lo rò rỉ thông tin ra ngoài. Ngoài ra còn điều hành công việc cá nhân và các phòng ban, tích hợp mọi phân hệ quản lý ngay trong luồng chat. Trợ lý nhắc việc Deadline thông báo công việc tới hạn, chủ động lên to-do-list mỗi ngày giúp tăng cường giao tiếp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở.
• Nền tảng cung cấp các báo cáo và biểu đồ trực quan, giúp ban lãnh đạo, các quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đo lường hiệu suất, đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu chính xác.

Kết luận
Chuẩn hóa quy trình không chỉ là giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn là chiến lược then chốt để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong kỷ nguyên công nghệ 4.0. Việc thực hiện thành công các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn, sẵn sàng đón đầu mọi thách thức và cơ hội của thị trường.

Điều quan trọng nhất là sự kiên trì và cam kết từ ban lãnh đạo đến từng nhân viên. Chuẩn hóa quy trình không phải là nhiệm vụ một lần mà là quá trình cải tiến liên tục, đòi hỏi sự đầu tư bài bản về thời gian và nguồn lực. Những doanh nghiệp nào bắt đầu sớm và thực hiện đúng cách không chỉ nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro mà còn xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, bứt phá trong mọi điều kiện thị trường.

Phần mềm CADS với 28 năm kinh nghiệm trong việc xây dựng, thiết kế các phần mềm quản lý doanh nghiệp theo yêu cầu, chúng tôi cam kết sẽ mang đến những sản phẩm phù hợp và tối ưu chi phí nhất cho doanh nghiệp bạn. 

Hãy đăng ký tư vấn ngay để có thể trực tiếp trải nghiệm được một hệ sinh thái với đa dạng các tính năng sẽ là giải pháp tương lai cho doanh nghiệp!
-------------------------------------------------------
Công ty phần mềm CADS
Hotline: 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/