2.1. Cắt giảm chi phí thiếu chiến lược

Đây là sai lầm phổ biến nhiều doanh nghiệp gặp phải khi đối mặt với áp lực chi phí, nhiều doanh nghiệp sản xuất đưa ra quyết định cắt giảm chi phí một cách vội vã, không dựa trên phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Theo McKinsey cách tiếp cận này thường không mang lại hiệu quả bền vững. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này có thể cắt giảm được chi phí trong ngắn hạn nhưng lại phải đối mặt với nhiều rủi ro lớn hơn trong tương lai bao gồm:

Thay vì cắt giảm mù quáng một chiến lược đúng đắn phải bắt đầu từ việc phân tích toàn diện, xác định những điểm yếu và áp dụng các giải pháp có hệ thống để tối ưu hóa chi phí, tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

2.2. Chỉ tập trung vào chi phí trực tiếp bỏ qua chi phí vô hình
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ chăm chăm vào các khoản chi phí hữu hình dễ thấy như nguyên vật liệu, tiền điện, lương nhân công trực tiếp,... mà bỏ quên chi phí vô hình những khoản thất thoát lớn hơn nhiều lần.

Việc bỏ qua những chi phí này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang chấp nhận một lỗ hổng lớn trong hệ thống, khiến mọi nỗ lực cắt giảm chi phí bề mặt trở nên vô nghĩa.

2.3. Bỏ qua công nghệ
Thay vì coi công nghệ là một khoản đầu tư chiến lược để tối ưu hóa, nhiều doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm bằng cách cắt giảm công nghệ và duy trì các quy trình thủ công. Điều này dẫn đến hậu quả:

Việc tiết kiệm chi phí đầu tư công nghệ trong ngắn hạn thực chất là chấp nhận rủi ro lớn hơn về năng suất và khả năng cạnh tranh trong dài hạn.

3. Giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp sản xuất hiệu quả năm 2025
Sau khi đã nhận diện được những sai lầm cần tránh, bước tiếp theo là xây dựng một lộ trình hành động cụ thể. Dưới đây là các giải pháp cắt giảm chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động một cách bền vững.

3.1. Phân tích dựa trên dữ liệu
Mọi quyết định cắt giảm chi phí cần được xây dựng dựa trên dữ liệu về chi phí và hiệu suất, không phải cảm tính. Việc phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoản chi tiêu lãng phí cần loại bỏ và khoản đầu tư chiến lược cần duy trì. Từ đó, xây dựng ngân sách thực tế và dễ kiểm soát, tránh những quyết định sai lầm.

3.2. Quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ
 

 

Nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí. Doanh nghiệp cần tìm kiếm và đàm phán với các nhà cung cấp uy tín để có giá tốt nhất và ổn định nguồn cung. Bên cạnh đó, áp dụng định mức nguyên vật liệu chính xác và thường xuyên kiểm kê kho để tránh thất thoát, hư hỏng và ứ đọng vốn.

3.3. Tối ưu quy trình sản xuất
Để giảm lãng phí và tăng năng suất, doanh nghiệp cần rà soát và tinh gọn quy trình sản xuất. Áp dụng các phương pháp như 5S hoặc Lean (sản xuất tinh gọn) để loại bỏ các bước không cần thiết. Việc chuẩn hóa quy trình làm việc cũng giúp giảm sai sót và tối đa hóa hiệu suất của nhân sự.

3.4. Bảo trì và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị
Hư hỏng máy móc gây lãng phí lớn và gián đoạn sản xuất. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ, đào tạo nhân viên sử dụng đúng cách để kéo dài tuổi thọ thiết bị. Ứng dụng phần mềm để quản lý bảo trì cũng là giải pháp hiệu quả để theo dõi và lên lịch bảo trì tự động.

3.5. Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Đây là một chiến lược quan trọng để đảm bảo chi phí đầu vào luôn cạnh tranh. Chủ động tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau để có được mức giá và chính sách ưu đãi tốt nhất. Xây dựng mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp đáng tin cậy cũng giúp đảm bảo chất lượng và nguồn cung ổn định.

3.6. Tập trung vào sản phẩm chủ chốt
Không phải sản phẩm nào cũng mang lại lợi nhuận như nhau. Doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu để phân tích và đánh giá lợi nhuận của từng sản phẩm. Từ đó, tập trung ngân sách và nhân sự vào những sản phẩm chủ chốt có lợi nhuận cao nhất. Đồng thời, xem xét loại bỏ hoặc tối ưu hóa những sản phẩm kém hiệu quả để tránh lãng phí nguồn lực.

3.7. Luôn quản lý dòng tiền
 

 

Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp quản lý dòng tiền chặt chẽ giúp tránh rủi ro tài chính và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn. Doanh nghiệp cần lập các báo cáo dòng tiền theo thời gian thực để nắm bắt tình hình tài chính. Đồng thời, thiết lập quy trình thu hồi công nợ hiệu quả để đảm bảo dòng tiền luôn được lưu thông.

3.8. Ứng dụng công nghệ phần mềm
Công nghệ không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo ra một hệ thống quản trị tinh gọn và minh bạch giúp doanh nghiệp cắt giảm những lãng phí vô hình.

Giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP: 
- Kiểm soát toàn bộ quy trình từ mua hàng, bán hàng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho, tránh tình trạng tồn kho gây ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt quá mức, thất thoát nguyên vật liệu gây gián đoạn sản xuất. Ngoài ra giúp nâng cao năng suất,  giảm các chi phí liên quan đến nhân công.
- Liên kết với phần mềm kế toán cung cấp cái nhìn tổng thể về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công theo thời gian thực từ đó giúp kiểm soát ngân sách chặt chẽ, quản lý được dòng tiền
- Phân tích dữ liệu bán hàng giúp ban lãnh đạo phân tích đánh giá lợi nhuận từng sản phẩm để tập trung vào sản phẩm chủ chốt giảm chi phí các sản phẩm doanh thu thấp. 
- Cho phép xem nhật ký sử dụng thiết bị, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, giảm thời gian chết của thiết bị và kéo dài tuổi thọ máy móc.
- Đưa ra các báo cáo chi tiết bằng dữ liệu cụ thể giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời giúp hạn chế sai sót trong quá trình làm việc

CRM:
- CRM giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng hiện tại khi nhìn được chân dung khách hàng để chăm sóc khách hàng một cách phù hợp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. 
- Phân tích dữ liệu khách hàng để tối ưu hóa chiến dịch marketing chỉ tập trung vào những kênh hiệu quả nhất. 
- Lưu trữ được nhà cung cấp và bằng cách ghi lại các nhiên vật liệu mình đã nhập có thể dễ dàng nhận ra nhà cung cấp kém chất lượng dựa trên dữ liệu có thể  đưa ra quyết định thay thế nhà cung cấp phù hợp hơn.

Kết luận
Việc cắt giảm chi phí không còn là một hành động mang tính phản ứng nhất thời mà đã trở thành một nhiệm vụ đòi hỏi chiến lược toàn diện, luôn đặt lợi ích của doanh nghiệp và khách hàng lên hàng đầu. Cắt giảm chi phí thành công là khi doanh nghiệp vừa tối ưu được các khoản chi tiêu lãng phí, vừa nâng cao được chất lượng sản phẩm và dịch vụ để giữ chân khách hàng.

Phần mềm CADS với 28 năm kinh nghiệm trong việc xây dựng, thiết kế giải pháp quản lý doanh nghiệp theo yêu cầu, chúng tôi cam kết sẽ mang đến những sản phẩm phù hợp và tối ưu chi phí nhất cho doanh nghiệp bạn.
-------------------------------------------------------
Công ty phần mềm CADS
Hotline: 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/