WORKFLOW LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP NÊN BẮT ĐẦU TỐI ƯU QUY TRÌNH TỪ ĐÂU?

06/08/2025 Số lần xem: 234 Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào quy trình làm việc thủ công gây tốn thời gian và trở thành rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp. Workflow chính là giải pháp toàn diện để giải quyết những khó khăn sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công,.... Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết và khoa học để bắt đầu tối ưu hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh. 1. Workflow là gì?
 
Workflow được hiểu là luồng công việc hoặc quy trình công việc trong đó “work” được hiểu là công việc “flow” được hiểu là dòng chảy. Workflow là một chuỗi các bước hoặc nhiệm vụ được sắp xếp theo trình tự logic nhằm hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Đây là cách thức tổ chức, điều phối và tự động hóa các hoạt động trong doanh nghiệp để đạt được hiệu quả cao nhất.

Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở khả năng tự động hóa và tích hợp công nghệ. Workflow có thể tự động chuyển giao công việc giữa các bước, gửi thông báo, cập nhật trạng thái và thực hiện các hành động theo điều kiện được thiết lập trước. 

2. Phân biệt Workflow và Quy trình làm việc thông thường
Nhiều doanh nghiệp biết đến Workflow nhưng hay bị nhầm lẫn Workflow là một quy trình làm việc truyền thống. Tuy nhiên, hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau:
 
3. Những lợi ích khi ứng dụng Workflow vào doanh nghiệp
3.1. Tăng năng suất và giảm thiểu sai sót
Bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn Workflow giúp tăng cường hiệu suất làm việc của các nhân viên. Mỗi nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự vị trí rõ ràng và phân phối đến những người thích hợp giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường sự nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban.

Ví dụ: Công ty logistics Accel tại Mexico đã cải thiện workflow để quản lý hiệu quả hơn 19 kho hàng và trung tâm phân phối của mình. Nhờ tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu chính xác, Accel Logistics đã nâng cao năng suất lao động lên tới 35% đồng thời giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất vận hành một cách rõ rệt.

3.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
 
Quy trình khi được thực hiện 1 cách trơn tru công việc sẽ trở nên hiệu quả và đơn giản hơn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc giúp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra nhờ có luồng công việc các hoạt động được triển khai 1 cách khoa học giảm thiểu những thứ không cần thiết, tối ưu hóa nguồn lực đảm bảo doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.

Ví dụ: Là một chuỗi bán lẻ và phân phối, Seedcom Food đã áp dụng workflow trong việc điều phối hàng hóa và quản lý kho bãi. Hệ thống giúp tự động hóa cảnh báo tồn kho, hiển thị dữ liệu theo thời gian thực và đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Nhờ vậy, Seedcom Food đã tăng tốc độ xử lý đơn hàng,  giảm chi phí vận hành và linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường.

3.3. Nâng cao tính minh bạch và dễ dàng theo dõi tiến độ
Workflow cung cấp cái nhìn toàn diện công khai về trạng thái công việc theo thời gian thực biết được nhiệm vụ ai tạo, ai quản lý, người thực hiện là ai, ngày giờ thực hiện,... nâng cao tính minh bạch trong công việc. Mọi nhiệm vụ được theo quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và theo dõi tiến độ của nhiệm vụ theo từng giai đoạn. 

Ví dụ: Trong quy trình bán hàng, Workflow giúp đội ngũ sales theo dõi từng khách hàng tiềm năng. Mọi người đều có thể thấy khách hàng đang ở giai đoạn nào, ai đang phụ trách, giúp cả đội ngũ dễ dàng theo dõi và phối hợp.

3.4. Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác
Khi doanh nghiệp sử dụng Workflow sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên  để đưa ra đánh giá và xử lý các vấn đề kịp thời. Các công cụ sẽ giúp ban lãnh đạo ghi nhận các thay đổi, điều chỉnh quy trình làm việc sao cho thuận tiện nhất nhờ cung cấp chi tiết thông tin và thời gian làm việc cụ thể.

Ví dụ: Olympic Pro là doanh nghiệp sản xuất khung và càng xe đạp tại Việt Nam, đã triển khai workflow để tối ưu hóa quy trình quản trị nội bộ. Nền tảng này giúp cập nhật dữ liệu một cách chính xác, cho phép các phòng ban tra cứu thông tin real-time và dễ dàng nắm bắt các chỉ số hiệu suất. Đặc biệt, việc lưu trữ dữ liệu liên tục còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi có nhân viên nghỉ việc và phản hồi kịp thời, nhanh chóng, chính xác các sự cố phát sinh. 

4. Doanh nghiệp nên bắt đầu tối ưu Workflow từ đâu?
Bước 1: Xác định và phác thảo quy trình hiện tại
Trước khi tối ưu hóa, doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về hiện trạng của mình. Bằng cách:

• Xác định các quy trình cần được cải thiện: Ưu tiên những quy trình có tác động lớn đến khách hàng hoặc tốn nhiều thời gian, chi phí.
• Vẽ sơ đồ quy trình hiện tại: Sử dụng các công cụ như flowchart để mô tả chi tiết từng bước, người thực hiện và thời gian cần thiết.
• Tìm ra điểm tắc nghẽn: Xác định những khâu thường xuyên bị chậm trễ hoặc gây ra sai sót.

Lưu ý: Trong giai đoạn này, hãy thu thập ý kiến từ nhân viên trực tiếp thực hiện công việc vì họ hiểu rõ nhất những khó khăn thực tế.

Bước 2: Phân tích và tìm kiếm giải pháp tối ưu
Dựa trên sơ đồ đã vẽ, tiến hành phân tích kỹ lưỡng để xác định những điểm cần cải thiện. Quá trình này bao gồm loại bỏ các bước thừa thãi, không cần thiết và tối ưu hóa các bước còn lại. Doanh nghiệp nên đặt câu hỏi: "Bước này có thực sự cần thiết không?", "Có thể tự động hóa bước này không?" và "Có cách nào thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn không?".

Bước 3: Lựa chọn phần mềm Workflow phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm cần cân nhắc nhiều tiêu chí: tính năng đáp ứng yêu cầu cụ thể, chi phí phù hợp với ngân sách, độ phức tạp phù hợp với năng lực nhân sự và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có như ERP, CRM hay hệ thống kế toán.

Bước 4: Xây dựng và tự động hóa quy trình mới trên phần mềm
Hãy chuyển đổi quy trình đã tối ưu lên nền tảng số một cách cẩn thận và chi tiết. Thiết lập các quy tắc tự động hóa logic như tự động chuyển công việc sang bước tiếp theo khi hoàn thành nhiệm vụ, gửi thông báo nhắc nhở khi quá hạn và tích hợp với các hệ thống khác để đồng bộ dữ liệu.

Bước 5: Thử nghiệm, đào tạo và cải tiến liên tục
Doanh nghiệp nên thử nghiệm quy trình mới trên phạm vi nhỏ trước khi triển khai rộng rãi để phát hiện và điều chỉnh vấn đề kịp thời. Đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt, cần hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hệ thống và tạo động lực áp dụng hiệu quả. Cải tiến liên tục thông qua thu thập phản hồi, theo dõi chỉ số hiệu suất và điều chỉnh phù hợp.

5. Ứng dụng Workflow trong các phòng ban phổ biến
Workflow Phòng Marketing - Quy trình triển khai chiến dịch marketing
Các bước thực hiện:

• Bước 1: Nghiên cứu thị trường: Thu thập và phân tích dữ liệu về đối tượng khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh
• Bước 2: Xây dựng chiến lược: Định hướng thông điệp, lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với ngân sách
• Bước 3: Sáng tạo nội dung: Thiết kế hình ảnh, video, viết bài quảng cáo và các tài liệu marketing
• Bước 4: Lên lịch triển khai: Phân bổ nội dung theo thời gian, đặt lịch đăng trên các nền tảng
• Bước 5: Thực thi chiến dịch: Phát hành nội dung, quản lý tương tác với khách hàng trên các kênh
• Bước 6: Theo dõi hiệu quả: Đo lường các chỉ số như lượt xem, tương tác, chuyển đổi
• Bước 7: Đánh giá và tối ưu: Phân tích kết quả, rút kinh nghiệm cho các chiến dịch tiếp theo

Workflow Phòng Bán hàng - Quy trình chăm sóc khách hàng sau mua
Các bước thực hiện:

• Bước 1: Liên hệ xác nhận: Gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận khách hàng đã nhận được sản phẩm
• Bước 2: Hướng dẫn sử dụng: Giải thích cách sử dụng sản phẩm và các tính năng chính
• Bước 3: Thu thập phản hồi: Lắng nghe ý kiến về chất lượng và mức độ hài lòng
• Bước 4: Hỗ trợ kỹ thuật: Giải quyết các thắc mắc và sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng
• Bước 5: Nhắc nhở bảo hành: Thông báo về chính sách bảo hành và các dịch vụ hậu mãi
• Bước 6: Giới thiệu sản phẩm mới: Cập nhật thông tin về các sản phẩm bổ sung hoặc nâng cấp
• Bước 7: Duy trì mối quan hệ: Chúc mừng sinh nhật, ngày lễ và mời tham gia các chương trình ưu đãi

Workflow Phòng Kế toán - Quy trình thanh toán
Các bước thực hiện:

• Bước 1: Nhận hóa đơn: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp
• Bước 2: Xử lý hóa đơn: Ghi nhận hóa đơn vào hệ thống kế toán
• Bước 3: Phê duyệt thanh toán: Gửi hóa đơn cho cấp trên để phê duyệt
• Bước 4: Thanh toán: Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
• Bước 5: Lập báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo tài chính định kỳ để đánh giá tình hình tài chính
• Bước 6: Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến giao dịch tài chính

Workflow Phòng Nhân sự - Quy trình tuyển dụng
Các bước thực hiện:

• Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng: Xác định vị trí cần tuyển và mô tả công việc
• Bước 2: Đăng tuyển: Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh như trang web, mạng xã hội
• Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ: Nhận và lưu trữ hồ sơ ứng viên
• Bước 4: Sàng lọc hồ sơ: Đánh giá hồ sơ và chọn ứng viên phù hợp
• Bước 5: Phỏng vấn: Sắp xếp lịch phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn
• Bước 6: Quyết định tuyển dụng: Thông báo kết quả cho ứng viên và hoàn tất thủ tục
• Bước 7: Đào tạo và hội nhập: Tổ chức đào tạo cho nhân viên mới và giúp họ làm quen với công việc

6. Xây dựng Workflow nhanh chóng, dễ dàng chỉ trong nền tảng 1Business
 

• Cung cấp hai phiên bản linh hoạt trên Website và App Mobile. 
• Giao diện bắt mắt, dễ nhìn dễ thao tác.
• Mô hình hóa cho phép di chuyển các công việc qua các bước trong quy trình chỉ bằng cách kéo và thả trực quan, nhanh chóng.
• Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một dòng chảy liên tục, nơi mọi công việc tuôn trào theo một lộ trình đã được thiết lập sẵn.
• Workflow giúp người dùng theo dõi tiến độ triển khai, liên kết các phòng ban, giảm tải sự cồng kềnh và tắc nghẽn trong công việc.