HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP ĐĂNG KÝ, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG MỚI NHẤT 2026

27/07/2026 Số lần xem: 4 Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã bổ sung quy định mới về mức phạt từ ngày 10/9/2026, phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và những lưu ý doanh nghiệp và người lao động cần nắm để tuân thủ đúng quy định. 1. Căn cứ pháp lý cần lưu ý
Quy định mức phạt vi phạm 
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt vi phạm quy định về đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động như sau: 
(1) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có hành vi không cung cấp thông tin; cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc cung cấp thông tin không chính xác theo quy định để làm căn cứ đăng ký lao động.

(2) Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo một trong các mức sau đây:

• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 50 người lao động;
• Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người lao động trở lên.

Như vậy, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro bị xử phạt. 

Đối tượng phải đăng ký lao động
Theo Điều 3 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, có 03 nhóm đối tượng được đăng ký lao động gồm:

• Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (áp dụng từ 01/7/2026).
• Người lao động đang có việc làm và không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (áp dụng từ 01/01/2027).
• Người thất nghiệp là người đang không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc (áp dụng từ 01/01/2027).

Người lao động tự kê khai hồ sơ đăng ký lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin đã kê khai.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai và cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về người lao động khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động; bảo đảm tính trung thực chính xác của thông tin cung cấp. 

Trường hợp phải điều chỉnh thông tin đăng ký lao động:
Căn cứ Điều 7 Nghị định 318/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, phải điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi thay đổi thông tin trong 4 trường hợp sau: 

• Thông tin về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc
• Thông tin về người sử dụng lao động gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế
• Thông tin về thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp
• Thay đổi từ đang có việc làm hoặc thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế (không có khả năng hoặc không có nhu cầu làm việc). 

2. Thông tin đăng ký lao động
 
Căn cứ tại Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định thông tin đăng ký lao động bao gồm những thông tin sau: 
(1) Thông tin cơ bản của người lao động, gồm: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).

(2) Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác, gồm:

• Trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được;
• Cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo đạt được của giáo dục nghề nghiệp; giáo dục đại học;
• Chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được;
• Các chứng chỉ khác.

(3) Nhóm thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm, gồm:

• Việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
• Người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
• Tình trạng thất nghiệp, gồm: thời gian thất nghiệp; lý do thất nghiệp;
• Nhu cầu việc làm là những thông tin về việc làm mong muốn có được, gồm: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc.

(4) Nhóm thông tin về BHXH, BHTN, gồm:

• Tình trạng tham gia đóng BHXH, BHTN, gồm: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội.
• Tình trạng hưởng chế độ BHXH, BHTN, gồm: chế độ, thời gian hưởng chế độ.

(5) Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù, gồm:

• Thông tin về người khuyết tật;
• Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi;
• Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng;
• Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân.

3. Hướng dẫn đăng ký lao động chi tiết năm 2026
 
(1) Đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
Theo Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026, thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ 1/7/2026 như sau:
Bước 1: Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia BHXH quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Bước 2: Người sử dụng lao động đăng ký thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.

Bước 3: Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc. 
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/7/2026.

(2) Đăng ký lao động đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, người thất nghiệp. 
Căn cứ theo mục 3 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV, quy định về trình tự, hồ sơ đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, người thất nghiệp như sau: 
Bước 1: Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào Tờ khai điện tử quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do.

Bước 3: Thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời hạn giải quyết: Ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử.
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/01/2027.

4. Hướng dẫn điều chỉnh thông tin đăng ký lao động
(1) Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc 
Theo mục 2 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV, quy định như sau: 
Bước 1: Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Bước 2: Người sử dụng lao động điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.

Bước 3: Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc.
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/7/2026.

(2) Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với đối tượng đang có việc làm và không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
Căn cứ theo mục 4 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV, quy định cụ thể như sau: 
Bước 1: Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào Tờ khai điện tử quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP;

Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do;

Bước 3: Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời hạn giải quyết: ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử.
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/01/2027.

(3) Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động trong trường hợp thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp
Theo mục 5 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV quy định:
Bước 1: Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền vào Tờ khai điện tử quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do.

Bước 3: Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời hạn giải quyết: ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử.
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/01/2027.
 
(4) Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động trường hợp thay đổi tình trạng từ người có việc làm hoặc người thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế 
Mục 6 phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV quy định về trình tự, các thủ tục hành chính khi điều chỉnh thông tin đăng ký lao động trường hợp thay đổi tình trạng từ người có việc làm hoặc người thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế như sau:
Bước 1: Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và thực hiện điều chỉnh từ có việc làm hoặc thất nghiệp sang không hoạt động kinh tế theo nội dung Tờ khai điện tử quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do.

Bước 3: Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở
dữ liệu về người lao động.
Thời hạn giải quyết: ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử.
Thời gian thực hiện: Từ 01/01/2027

(5) Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động 
Thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với NLĐ giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động theo Quyết định 645/QĐ-BNV cụ thể như sau:
Bước 1: Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động điền thông tin vào Tờ khai điện tử;

Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do;

Bước 3: Thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.
Thời hạn giải quyết: ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử.
Thời gian thực hiện: từ ngày 01/01/2027.

Kết luận 
Việc đăng ký và điều chỉnh thông tin đăng ký lao động là trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật. Trong bối cảnh Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã bổ sung quy định xử phạt đối với các hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình, cập nhật đầy đủ thông tin và thực hiện thủ tục đúng thời hạn để hạn chế rủi ro vi phạm, góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu lao động đầy đủ, chính xác và đồng bộ. 

Phần mềm Quản trị nhân sự CADS HRM được tích hợp trong Nền tảng Quản trị doanh nghiệp toàn diện 1Business, giúp liên kết dữ liệu nhân sự với các phân hệ khác, tạo nên bức tranh quản trị tổng thể, đồng bộ trên toàn doanh nghiệp. Giải pháp cho phép quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, theo dõi đầy đủ thông tin nhân sự, quá trình công tác, đồng thời tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ từ chấm công GPS, báo cáo điểm danh online theo thời gian thực, quản lý nghỉ phép, đăng ký ca làm, tăng ca, ăn ca đến tính lương dựa trên dữ liệu chấm công theo quy định mới nhất. Phiếu lương được gửi trực tiếp tới từng nhân sự qua Email và App Mobile, giúp người lao động dễ dàng theo dõi một cách minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị. 


Đầu tư vào giải pháp công nghệ quản lý nhân sự không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình chấm công, tính lương mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và gắn bó lâu dài.  

----------------------------------------------
Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Hotline/Zalo (24/7): 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/
Tìm hiểu giải pháp 1Business: https://1business.vn
Website CADS: https://cads.com.vn