CÁC TRƯỜNG HỢP CHUYỂN TIỀN TỪ TÀI KHOẢN CÁ NHÂN SANG TÀI KHOẢN CÔNG TY VÀ LƯU Ý CẦN THIẾT MỚI NHẤT 2026

06/11/2025 Số lần xem: 2561 Trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty là một việc diễn ra khá phổ biến. Tuy nhiên, nếu không xử lý kế toán đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro như bị cơ quan thuế ấn định thuế hoặc truy thu. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các trường hợp chuyển tiền phổ biến và cung cấp hướng dẫn xử lý kế toán phù hợp, những lưu ý cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định về pháp luật thuế hiện hành. 1. Các trường hợp chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty và cách xử lý kế toán
Tùy thuộc vào mục đích và tính chất của khoản tiền, việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang công ty có thể được phân loại thành các trường hợp sau, mỗi trường hợp đều có phương pháp hạch toán và yêu cầu chứng từ riêng biệt.
 
1.1. Đóng góp vốn vào công ty
Đây là hình thức phổ biến nhất khi thành viên, cổ đông các doanh nghiệp như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần chuyển tiền để thực hiện nghĩa vụ góp vốn hoặc muốn tăng vốn điều lệ.
Chứng từ, thủ tục cần thực hiện:

• Hợp đồng góp vốn hoặc biên bản góp vốn
• Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản doanh nghiệp có nội dung rõ ràng: “Góp vốn vào công ty”.
• Biên bản họp (nếu tăng vốn điều lệ)
• Cập nhật sổ đăng ký thành viên/cổ đông và thông báo tại cơ quan quản lý nhà nước (nếu có thay đổi).

Lưu ý:

• Việc góp vốn cần tuân thủ thời hạn theo quy định trong đăng ký kinh doanh để tránh bị xử phạt hành chính.
• Theo Luật Doanh nghiệp, việc góp vốn bằng tiền mặt là không hợp lệ đối với các loại hình Công ty TNHH và Cổ phần. Khoản tiền này bắt buộc phải được chuyển khoản qua ngân hàng.

1.2. Cho công ty vay tiền
Khi doanh nghiệp thiếu vốn lưu động, thành viên hoặc cổ đông có thể cho công ty vay để giải quyết nhu cầu tài chính ngắn hạn.
Chứng từ, thủ tục cần thực hiện:

• Hợp đồng vay vốn giữa cá nhân và công ty, có đầy đủ thông tin về số tiền vay, thời hạn, lãi suất (nếu có).
• Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản doanh nghiệp có nội dung rõ ràng: “Cho công ty vay tiền” hoặc sao kê ngân hàng.
• Biên bản đối chiếu công nợ (trường hợp vay dài hạn)

Lưu ý: 

• Nếu khoản vay có tính lãi, khi thanh toán lãi cho cá nhân doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN  theo quy định. 
• Lãi suất phải tuân thủ theo quy định của pháp luật (không vượt quá 20%/ năm) để tránh bị coi là giao dịch không bình thường khi thanh, kiểm tra thuế. 
• Đối với khoản vay không lãi suất cần có hợp đồng vay rõ ràng, tránh bị xem là thu nhập chịu thuế của công ty.

1.3. Tạm ứng hoặc hoàn ứng thay công ty
Một số trường hợp, nhân viên hoặc giám đốc sử dụng tiền cá nhân để chi trả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, sau đó công ty sẽ hoàn ứng hoặc quyết toán theo chứng từ gốc.
Chứng từ, thủ tục cần thực hiện:

• Phiếu thu ghi nhận số tiền cá nhân nộp vào tài khoản công ty.
• Giấy đề nghị tạm ứng và hoàn ứng
• Hóa đơn, chứng từ hợp lệ kèm theo khi quyết toán chi phí.
• Giấy đi đường (nếu là công tác phí)

Lưu ý: 

• Để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng cho công tác kiểm tra nội bộ, kiểm toán, khoản tạm ứng cần được tách hạch toán rõ ràng, không được gộp chung với các chi phí khác.
• Cần có đầy đủ chứng từ để tránh khoản tiền không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Khoản hoàn ứng bản chất không phải là doanh thu hay chi phí, do đó không phát sinh nghĩa vụ thuế.

1.4. Thanh toán hộ công ty
Trong một số tình huống khẩn cấp, cá nhân có thể thanh toán một khoản chi để mua hàng, thanh toán dịch vụ khi công ty chưa kịp thực hiện thanh toán hoặc không có tài khoản tại thời điểm mua.
Chứng từ, thủ tục cần thực hiện:

• Hóa đơn, hợp đồng chứng minh khoản thanh toán là chi phí của công ty.
• Giấy đề nghị thanh toán/ hoàn ứng
• Giấy chuyển tiền của cá nhân hoặc sao kê ngân hàng

Lưu ý: 

• Hóa đơn bắt buộc phải đứng tên công ty thì chi phí đó mới được cơ quan thuế chấp nhận, đồng thời được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Khoản chi không có giấy ủy quyền thanh toán sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế.
• Nếu không có đầy đủ chứng từ sẽ gặp khó khăn trong việc quyết toán thuế nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

1.5. Ủy quyền thực hiện giao dịch thay công ty
Đây là trường hợp công ty ủy quyền cho cá nhân để thực hiện các dịch vụ thanh toán nhất định, sau đó, cá nhân chuyển tiền từ tài khoản của mình vào tài khoản công ty để hoàn tất quá trình.
Chứng từ, thủ tục cần thực hiện:

• Sao kê giao dịch ngân hàng cá nhân
• Giấy ủy quyền có xác nhận và đóng dấu công ty
• Hóa đơn, hợp đồng liên quan đến giao dịch

Lưu ý: 

• Toàn bộ chứng từ thanh toán phải gắn liền với một nghiệp vụ cụ thể, giúp công ty dễ dàng kiểm soát được chi phí và dòng tiền.
• Nội dung ủy quyền phải xác định cụ thể thời hạn có hiệu lực và phạm vi thực hiện để tránh rủi ro.

1.6. Các trường hợp khác
Có các trường hợp chuyển tiền không ghi rõ nội dung, chuyển nhầm, biếu tặng hoặc ghi nội dung không rõ ràng có thể bị hiểu lầm là doanh thu, khoản thu nhập khác gây ra rủi ro cao như bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN, bị xem là giao dịch bất thường trong báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến uy tín, kết quả kinh doanh.
Cách xử lý kế toán:

• Thực hiện tra soát với bên chuyển tiền ngay lập tức để làm rõ mục đích của giao dịch.
• Lập biên bản giải trình nội bộ và tiến hành ghi nhận kế toán dựa trên nghiệp vụ thực tế (nếu có căn cứ)
• Không ghi nhận doanh thu nếu không có hóa đơn đầu ra hoặc không có đầy đủ chứng minh bản chất khoản thu.

2. Những lưu ý cần thiết khi chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty 



- Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế: Mọi giao dịch tài chính cần tuân thủ nghiêm ngặt Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp, Luật thuế hiện hành và các quy định khác. Doanh nghiệp phải đảm bảo các khoản tiền được ghi nhận đầy đủ, chính xác để tránh sai sót.
- Xác định rõ bản chất nghiệp vụ: Trước khi thực hiện giao dịch, kế toán cần làm rõ đây là: vốn góp, khoản vay, tạm ứng hay thanh toán hộ tránh những nội dung chuyển khoản mơ hồ. Mỗi trường hợp có cách xử lý kế toán khác nhau, nếu không xác định đúng bản chất giao dịch doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan chức năng.
-  Không chuyển tiền tùy tiện để tránh bị cơ quan thuế truy thu: Việc chuyển tiền giữa tài khoản cá nhân và công ty mà không có chứng từ hợp lệ sẽ bị xem là doanh thu chịu thuế. Những giao dịch lớn, thường xuyên và không có chứng từ rõ ràng có thể bị quy là dấu hiệu trốn thuế hoặc kê khai tài chính không minh bạch. Khi hoàn trả tiền nếu không có hợp đồng hoặc biên bản giải trình rõ ràng, có thể bị xem là chi phí không hợp lệ và không được khấu trừ thuế.
- Chứng từ đi kèm phải đầy đủ, hợp lệ: Tùy theo tình huống, mỗi giao dịch chuyển tiền kế toán cần có bộ chứng từ cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận (góp vốn, cho vay)
• Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng
• Hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng
• Biên bản xác nhận giao dịch nội bộ
• Giấy ủy quyền (nếu quyết toán hộ)

Đây là căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi có tranh chấp hoặc kiểm tra.
- Cập nhật kịp thời trên sổ sách kế toán: Sau khi nhận được tiền, kế toán cần ghi nhận ngay vào sổ sách theo đúng bản chất nghiệp vụ. Việc trì hoãn hoặc quên ghi chép sẽ làm sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán. Đồng thời, cần lưu trữ chứng từ theo đúng quy định để phục vụ cho công tác kiểm toán và thanh tra.
- Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hiệu quả: Để đảm bảo việc theo dõi và xử lý các giao dịch chuyển tiền giữa tài khoản cá nhân và công ty được chính xác, minh bạch, kế toán nên sử dụng phần mềm kế toán có tính năng theo dõi công nợ, tạm ứng và luân chuyển tiền tệ giúp truy vết dễ dàng từng khoản tiền mà còn hỗ trợ lập báo cáo định kỳ một cách tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể. Đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý, việc ứng dụng công nghệ vào quản trị tài chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả vận hành.

Kết luận
Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty là hoạt động tài chính đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất từng loại giao dịch, xử lý kế toán đúng cách và chuẩn bị đầy đủ chứng từ để tránh rủi ro thuế và pháp lý. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán hiện đại, việc theo dõi, kiểm soát và hạch toán các giao dịch tài chính sẽ trở nên dễ dàng, minh bạch và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp tự tin phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh.

Phần mềm CADS với 28 năm kinh nghiệm trong việc xây dựng, thiết kế các phần mềm quản lý doanh nghiệp theo yêu cầu, chúng tôi cam kết sẽ mang đến những sản phẩm phù hợp và tối ưu chi phí nhất. CADS Finance không chỉ là phần mềm kế toán mà là đối tác chiến lược giúp khách hàng vận hành trơn tru, bứt phá mọi giới hạn và vươn tầm dẫn đầu trong kỷ nguyên số.

Hãy đăng ký tư vấn ngay để có thể trực tiếp trải nghiệm được một phần mềm kế toán với đầy đủ tính năng sẽ là giải pháp tương lai cho doanh nghiệp!
-------------------------------------------------------
Công ty CP Phần mềm CADS
Hotline: 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/