HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH NỘP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG MỚI NHẤT 2026

27/05/2026 Số lần xem: 10 Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động phải thực hiện đúng quy định pháp luật. Vậy năm 2026 doanh nghiệp cần nộp báo cáo khi nào, nộp ở đâu và thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026, kèm hướng dẫn điền mẫu và các hình thức nộp phổ biến hiện nay. 1. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động 
 
(1) Thời hạn nộp báo cáo
Theo khoản 2 Điều 4 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP. 

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm: Định kỳ 6 tháng một lần (trước ngày 05 tháng 6).
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động hằng năm: Hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).

(2) Đối tượng nộp báo cáo: Người sử dụng lao động.
Trong đó, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 thì Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. 

Ngoài ra, công văn 7738/SNV-VLATLD quy định đối tượng thực hiện báo cáo bao gồm: cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động và có trụ sở, địa điểm hoạt động trên địa bàn.

Lưu ý: Ngay cả khi doanh nghiệp không có biến động trong báo cáo, vẫn phải thực hiện báo cáo với nội dung xác nhận không có thay đổi. Trường hợp doanh nghiệp chưa tuyển lao động nào vẫn phải nộp báo cáo xác nhận trạng thái không sử dụng lao động trong bất kỳ thời điểm nào.

(3) Nơi nộp báo cáo: Báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.  

(4) Mức phạt không nộp báo cáo: Trường hợp không nộp báo cáo, người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt từ 5 - 10 triệu đồng, người sử dụng lao động là tổ chức sẽ bị phạt từ 10 - 20 triệu đồng.

2. Hướng dẫn điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là mẫu số 01/PLI Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Tải mẫu tại đây:
Mẫu file Word: 
  Mẫu file Excel:
 
Hướng dẫn ghi thông tin chung

• Tên đơn vị: Ghi đúng tên đơn vị theo giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
• Mã số thuế/mã đơn vị: Điền mã số thuế hoặc mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp.
• Địa chỉ: Ghi đầy đủ địa chỉ trụ sở doanh nghiệp theo giấy đăng ký kinh doanh.
• Điện thoại, email: Sử dụng thông tin đã đăng ký với cơ quan BHXH.

Hướng dẫn điền từng mục trên mẫu báo cáo

• Mục (1) - Kính gửi: Ghi Sở Nội vụ; cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Mục (2) - Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị:

Cột 1: Điền số thứ tự
Cột 2: Ghi đầy đủ họ tên người lao động theo CCCD hoặc hồ sơ nhân sự.
Cột 3: Ghi mã số bảo hiểm xã hội của người lao động.
Cột 4: Ghi đúng ngày/tháng/năm sinh theo CCCD.
Cột 5: Ghi giới tính Nam hoặc Nữ.
Cột 6: Ghi số CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Cột 7: Ghi chức danh hoặc vị trí công việc hiện tại.
Cột 8: Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã.
Cột 9: Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội.
Cột 10: Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
Cột 11: Điền vị trí việc làm khác (nếu có).
Cột 12: Ghi hệ số lương theo thang bảng lương của đơn vị (nếu có).
+ Nếu người lao động thực hiện chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước thì ghi hệ số lương.
+ Nếu người lao động thực hiện chế độ tiền lương theo thỏa thuận với người sử dụng lao động thì ghi mức lương cụ thể (đơn vị VNĐ).
Cột 13: Ghi phụ cấp chức vụ hoặc chức danh hưởng phụ cấp.
Cột 14: Ghi phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có.
Cột 15: Ghi tỷ lệ phụ cấp thâm niên nghề.
Cột 16: Ghi các khoản phụ cấp như xăng xe, điện thoại, ăn trưa.
Cột 17: Ghi các khoản hỗ trợ hoặc bổ sung ngoài lương.
Cột 18: Ghi ngày bắt đầu Ngành/nghề nặng nhọc, độc hại.
Cột 19: Ghi ngày kết thúc Ngành/nghề nặng nhọc, độc hại.
Cột 20: Ghi ngày bắt đầu của hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Cột 21: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng không xác định thời hạn.
Cột 22: Ghi ngày hết hạn hợp đồng xác định thời hạn.
Cột 23: Hiệu lực hợp đồng khác (dưới 1 tháng, thử việc,...) - Ngày bắt đầu: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng.
Cột 24: Hiệu lực HĐLĐ khác (dưới 1 tháng, thử việc,...) - Ngày kết thúc: Ghi ngày kết thúc hợp đồng.
Cột 25: Ghi thời gian bắt đầu tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Cột 26: Ghi thời gian dừng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp nếu người lao động nghỉ việc.
Cột 27: Ghi thông tin bổ sung như nghỉ thai sản, nghỉ không lương, thử việc hoặc nội dung cần lưu ý khác.

3. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026
Dưới đây là các cách hướng dẫn doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh,... đăng ký và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026.

Cách 1: Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/. Sau đó bấm “Đăng ký” (nhớ cắm chữ ký số vào máy trước khi đăng ký).
 
Bước 2: Phương thức đăng ký chọn “Doanh nghiệp” sau đó chọn “USB ký số”.
 
Bấm “tại đây” để tải và cài đặt công cụ hỗ trợ ký điện tử VNPT-CA Plugin.
 
Tải và cài đặt 1 trong 2 bộ cài tương ứng với hệ điều hành của máy tính.
 
Bước 3: Sau khi cài đặt và chạy phần mềm VNPT-CA Plugin, vào lại dịch vụ công nhấn “Đăng ký”.
 
Hệ thống hiển thị danh sách Chứng thư số, đơn vị chọn đúng Chứng thư số rồi bấm “OK” và nhập mã PIN chữ ký số để hoàn tất đăng nhập. 
 
Bước 4: Khai báo các thông tin của đơn vị và nhấn “Đăng ký” để hoàn thành đăng ký tài khoản. 
Bước 5: Sau khi hoàn tất đăng ký tài khoản, truy cập cổng dịch vụ công chọn “Đăng nhập”.  
Chọn “USB ký số” và bấm “Đăng nhập”. Sau khi đăng nhập, chọn chứng thư số và nhập mã pin xác thực. 
 
Bước 6: Chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến" và tra cứu từ khóa “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”. 
 

Bước 7: Chọn thủ tục, sau đó bấm vào "Nộp trực tuyến".
  Bước 8: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và kê khai thông tin doanh nghiệp báo cáo. Bấm vào “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
 
Bước 9: Màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục. 
  Cách 2:  Gửi qua link Google Form (áp dụng tại Thành phố Hồ Chí Minh) 
Truy cập vào link Google Form: https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8 hoặc quét mã QR code để truy cập đường link:
 
Báo cáo gửi trực tuyến bao gồm các thông tin chung, bản chụp báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xls, *.xlsx) để tiện trong công việc theo dõi và tổng hợp.

Cách 3: Nộp qua email
Một số trường hợp Sở Nội vụ tại địa phương cho phép doanh nghiệp gửi báo cáo qua email thì tham khảo danh sách địa chỉ nộp báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 dưới đây: 
Bước 1: Tải link mẫu báo cáo và điền đầy đủ thông tin, sau đó lưu file dưới dạng PDF để ký số. 
Bước 2: Vào mail đính kèm báo cáo file PDF gửi đến địa chỉ mail của Sở Nội Vụ theo danh sách dưới đây:
 
Cách 4: Nộp trực tiếp 
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
 
Kết luận
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động và quản lý lao động hiệu quả. Việc nắm rõ thời hạn, biểu mẫu cũng như cách thức nộp báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh các mức xử phạt không đáng có. 

Phần mềm quản trị nhân sự CADS HRM được phát triển bởi CADS với 29 năm kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu nhân sự, hỗ trợ tự động tổng hợp số liệu phục vụ báo cáo lao động, BHXH đồng thời tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ từ chấm công GPS, báo cáo điểm danh online theo thời gian thực, quản lý nghỉ phép, đăng ký ca làm, tăng ca, ăn ca đến tính lương dựa trên dữ liệu chấm công theo quy định mới nhất. Phiếu lương được gửi trực tiếp tới từng nhân sự qua Email và App Mobile, giúp người lao động dễ dàng theo dõi một cách minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị. 

Đầu tư vào Nền tảng Quản trị doanh nghiệp bằng công nghệ không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn hỗ trợ doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. 
----------------------------------------------
Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Hotline/Zalo (24/7): 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/
Website: https://1business.vn/