NHỮNG LƯU Ý VỀ QUY ĐỊNH HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ TỪ 1/7/2026 THEO NGHỊ ĐỊNH 337/2025/NĐ-CP

14/01/2026 Số lần xem: 84 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 24/12/2025 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, quy định chi tiết việc thiết lập và vận hành hệ thống hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Việc ban hành Nghị định nhằm hiện đại hóa công tác quản trị nhân sự, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch lao động trong môi trường số. Bài viết dưới đây CADS sẽ làm rõ những lưu ý về quy định hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026. 1. Nguyên tắc chung giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Căn cứ vào Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nguyên tắc chung giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử quy định như sau:

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.
• Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
• Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

2. Những lưu ý về quy định hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Căn cứ tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có nhiều quy định mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bao gồm quy trình giao kết, quản lý, lưu trữ hợp đồng và các tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo mật thông tin.

2.1. Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/1/2026
 
Điều kiện về hệ thống giao kết (eContract)
Căn cứ theo khoản 1 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:

• Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra. • Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
• Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
• Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
• Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tů.
• Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

Điều kiện đối với các bên ký kết
Căn cứ theo khoản 2 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định với người sử dụng lao động và người lao động khi tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử như sau:

• Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
• Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
• Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều kiện đối với Nhà cung cấp eContract
Căn cứ theo khoản 3 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện với nhà cung cấp dịch vụ eContract như sau:

• Có eContract đáp ứng điều kiện tại (1).
• Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân quy định tại (2) và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

Gắn ID hợp đồng lao động điện tử
Căn cứ theo khoản 4 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại (1). Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

2.2. Hiệu lực của Hợp đồng lao động điện tử
Căn cứ Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử như sau: Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

3. QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ 
Để bảo đảm hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng quy định pháp luật và có hiệu lực pháp lý, các bên liên quan cần tuân thủ quy trình theo đúng pháp luật. Quy trình áp dụng hợp đồng lao động điện tử thường được tiến hành theo các bước sau:
 
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp eContract
Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp eContract phù hợp, bảo đảm đáp ứng yêu cầu pháp lý, kỹ thuật và an toàn thông tin theo quy định hiện hành.

Bước 2: Xác minh danh tính các bên tham gia giao kết
Việc xác minh danh tính có thể đơn giản bằng email, số điện thoại, hoặc chuyên nghiệp hơn bằng cách yêu cầu cung cấp giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD, đăng ký kinh doanh) hoặc sử dụng các hệ thống xác thực chữ ký số.

Bước 3: Soạn thảo nội dung hợp đồng lao động điện tử
Các bên thống nhất và xây dựng đầy đủ nội dung hợp đồng như: đối tượng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, điều khoản thanh toán,... Hợp đồng được soạn thảo trên hệ thống eContract và đính kèm các văn bản liên quan, phụ lục (nếu có).

Bước 4: Thực hiện ký kết hợp đồng trên phần mềm của bên cung cấp eContract
Việc ký kết được thực hiện trên phần mềm của nhà cung cấp eContract. Tùy theo nhà cung cấp eContract quy trình có thể khác nhau, thông thường sẽ bao gồm các bước:
1. Upload hợp đồng
2. Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử
3. Phản hồi đề nghị chấp thuận ký kết hợp đồng điện tử
4. Ký kết hợp đồng lao động điện tử

Bước 5: Thực hiện gắn ID hợp đồng lao động điện tử
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký. Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện từ để gắn mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ.

Bước 6: Lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động điện tử
Người sử dụng lao động có trách nhiệm lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cần thiết. Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm thực hiện lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ.

4. 1Business - Nền tảng Quản trị doanh nghiệp Thế hệ mới
1Business là Nền tảng Quản trị doanh nghiệp Thế hệ mới, hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và quản lý tập trung hợp đồng trên môi trường điện tử. Giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý hợp đồng, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP. 
 
Nền tảng 1Business có các ưu điểm nổi bật như:

• Hợp đồng được mã hoá và lưu trữ tập trung giúp bảo vệ hợp đồng khỏi mất mát hoặc rò rỉ thông tin.
• Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, quản lý và theo dõi toàn bộ hợp đồng lao động trên một hệ thống duy nhất.
• Liên kết với phần mềm chữ ký điện tử để ký hợp đồng, phụ lục hợp đồng online bằng Website và App Mobile giúp nhân sự ký mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
• Xác thực danh tính người ký nhanh chóng bằng mật khẩu và OTP.
• Chi phí hợp lý, Tặng 100% Phí khởi tạo và Miễn phí 3 tháng sử dụng cho Doanh nghiệp.
• Giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác, không đòi hỏi nhân sự có kỹ năng số cao cấp.
• Đội ngũ tư vấn triển khai có chuyên môn cao, nhiệt tình, hỗ trợ đào tạo chuyên nghiệp.
• Sẵn sàng đáp ứng những quy định và nghị định mới của Nhà nước trong lộ trình chuyển đổi số.

Kết luận
Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã thiết lập hành lang pháp lý đầy đủ cho việc triển khai hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ các nguyên tắc, điều kiện và quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro phát sinh. 

1Business - Nền tảng Quản trị doanh nghiệp Thế hệ mới được phát triển bởi CADS với 28 năm kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực: sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng, dược phẩm - thiết bị y tế… CADS cam kết mang đến giải pháp phù hợp nhất, chi phí tối ưu và sẵn sàng đáp ứng những quy định và nghị định mới của Nhà nước. Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia CADS hỗ trợ tư vấn 1-1, cam kết đồng hành tới cùng, cùng doanh nghiệp Việt Chuyển đổi số thành công.

Đăng ký tư vấn ngay để trực tiếp trải nghiệm Nền tảng Quản trị doanh nghiệp Thế hệ mới 1Business với hệ sinh thái 14 phân hệ chức năng - Giải pháp Quản trị tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại!
-------------------------------------------------------
Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Hotline/Zalo (24/7): 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/