HƯỚNG DẪN CÁCH TỰ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN MỚI NHẤT 2026

19/03/2026 Số lần xem: 29 Quyết toán thuế TNCN hàng năm là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp tránh các khoản phạt chậm nộp mà còn có cơ hội được hoàn lại số thuế đã nộp thừa. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ CADS giúp cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế online một cách nhanh chóng và chính xác.

1. Quy trình chuẩn bị trước khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân
1.1. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Trước khi bắt đầu kê khai, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi và hạn chế sai sót.

Căn cứ Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 quy định về hồ sơ cá nhân tự quyết toán thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK- QTT-TNCN 
• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). 
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do tổ chức trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng nếu bạn đã nộp thuế ở nước ngoài.
• Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
• Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định về đăng ký thuế (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

1.2. Cách đăng ký tài khoản qua Website Thuế Việt Nam
Để thực hiện quyết toán online, cá nhân cần có tài khoản thuế điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký trên hệ thống Thuế Việt Nam:
Bước 1: Người dùng truy cập vào Website Thuế Việt Nam tại đây https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request. Tại giao diện trang chủ lựa chọn mục “Đăng ký” để bắt đầu quá trình tạo tài khoản.
 

Bước 2: Tại màn hình đăng ký, người dùng tiến hành nhập Mã số thuế cá nhân và Mã kiểm tra (captcha). Sau đó chọn đối tượng là “Cá nhân” và nhấn “Đăng ký” để tiếp tục.
 

 

Bước 3: Hệ thống yêu cầu người dùng bổ sung các thông tin bao gồm số điện thoại và địa chỉ email. Đồng thời, người nộp thuế nhập mã xác nhận do cơ quan thuế cấp (nếu đã có).
Trong trường hợp chưa có mã xác nhận, có thể để trống và tiếp tục sang bước tiếp theo bằng cách nhấn “Tiếp tục”.
 

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai “Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử”. Người dùng cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã kê khai để đảm bảo chính xác, sau đó chọn “Hoàn thành đăng ký”.
 

Bước 5: Kết quả đăng ký sẽ phụ thuộc vào việc người dùng đã có mã xác nhận hay chưa:

• Trường hợp đã có mã xác nhận: Hệ thống thông báo hoàn thành đăng ký, đồng thời gửi thông tin tài khoản qua email và mật khẩu đăng nhập qua số điện thoại đã đăng ký.
• Trường hợp chưa có mã xác nhận: Hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đến cơ quan thuế gần nhất để hoàn tất xác minh. Khi đi cần mang theo giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.

Sau khi hoàn tất, người dùng chọn “Kết thúc” để kết thúc quy trình đăng ký.

2. Hướng dẫn cách tự Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
2.1. Cách Quyết toán thuế TNCN qua Website Thuế Việt Nam
Hình thức quyết toán thuế TNCN qua Cổng thông tin Thuế điện tử là phương pháp phổ biến, cho phép cá nhân chủ động kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến mà không cần đến cơ quan thuế. Dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Truy cập trang web của Thuế Việt Nam tại địa chỉ:
http://​https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request.
Chọn “Đăng nhập”
 

Bước 2: Người dùng có thể chọn đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc Vneid
 

Trong trường hợp người dùng đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử, nhập “mã số thuế” và nhập “mã kiểm tra”, sau đó ấn “Tiếp tục”.
 

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế”  sau đó chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
 

Bước 4: Người dùng nhập đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*). Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021). Chọn cơ quan thuế quyết toán: Tích chọn 1 trong 3 trường hợp
 

Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn)

Lưu ý: Không khấu trừ tại nguồn nghĩa là công ty/DN/tổ chức chi trả thu nhập không khấu trừ thuế của NNT trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân, mà NNT tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế và nộp thuế trực tiếp theo MST cá nhân nộp vào NSNN.

Sau đó, Người nộp thuế lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế
 

Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ:
Sau đó, Người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng mẫu của cơ quan thuế.
 

Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.
Sau đó người nộp thuế khai thông tin về:

• Nếu có thay đổi nơi làm việc: Tích vào ô 1 hoặc ô 2

• Nếu không thay đổi nơi làm việc: Tích vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5

Tiếp theo, người nộp thuế điền các thông tin sau:
Chọn trường hợp quyết toán:

• Quyết toán theo năm dương lịch
• Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch
• Quyết toán không đủ 12 tháng

 

Chọn năm kê khai là năm thực hiện quyết toán
Chọn loại tờ khai chính thức (Nếu đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại thì chọn tờ khai bổ sung)
Sau khi khai đầy đủ thông tin ấn “Tiếp tục”.

Bước 5: Người nộp thuế thực hiện kê khai thông tin tại phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Hướng dẫn nhập các chỉ tiêu trên tờ khai Quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC)
Nếu có đề nghị miễn giảm do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo cùng với hồ sơ quyết toán thuế thì tích chọn vào ô trống.
 

Chỉ tiêu [01] đến [11]: Người nộp thuế kiểm tra lại thông tin mà hệ thống tự cập nhật, nếu chưa chính xác thì điều chỉnh cho đúng.
Chỉ tiêu [12] đến [14]: Thông tin đại lý thuế, số nếu không có thì bỏ qua.
Chỉ tiêu [15] đến [19]: Hệ thống tự động cập nhật thông tin đơn vị trả thu nhập. 
 

Chỉ tiêu [20]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ
Chỉ tiêu [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam (thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công); căn cứ vào chứng từ khấu trừ và thư xác nhận thu nhập do đơn vị chi trả cung cấp.
Chỉ tiêu [22]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
Chỉ tiêu [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam (thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công)
Chỉ tiêu [24]: Số người phụ thuộc: Hệ thống tự động tính khi được kê khai. Nếu có người phụ thuộc thì kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống sẽ chuyển giao diện để kê khai người phụ thuộc, khai xong thì chọn “Tờ khai” để quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai.
Chỉ tiêu [25] đến [27]: Hệ thống tự tính và cập nhật
Chỉ tiêu [28]: Từ thiện nhân đạo, khuyến học (nếu có)
Chỉ tiêu [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ (BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp)
Chỉ tiêu [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ (nếu có)
 

Chỉ tiêu [31] đến [33]: Hệ thống tự tính
Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập (tổng số thuế mà tổ chức đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức trả thu nhập cấp)
Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập (thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước)
Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%
Chỉ tiêu [37]: Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm (do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất)
Chỉ tiêu [38]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất
Chỉ tiêu [39]: Hệ thống tự động tính
Chỉ tiêu [40]: Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm
Chỉ tiêu [41]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước.
Chỉ tiêu [42]: Hệ thống tự động tính
Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (0<[42]< 50.000 đồng): Người nộp thuế có số thuế còn phải nộp nhỏ hơn 50.000 đồng thì khai vào chỉ tiêu này để được miễn giảm.
Chỉ tiêu [44] đến [45]: Hệ thống tự động tính
Chỉ tiêu [46]: Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế: Nhập số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu.
Nếu người nộp thuế đề nghị hoàn trả vào tài khoản của người nộp thuế tại chỉ tiêu [46] có thể nhận tiền hoàn thuế bằng các hình thức sau:
+ Chuyển khoản: chọn vào ô chuyển khoản sau đó điền thông tin tên chủ tài khoản, tài khoản số mở tại ngân hàng.
+ Nhận tiền mặt: chọn vào tiền mặt, sau đó điền thông tin Tên người nhận tiền, loại giấy tờ (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, hộ chiếu) số cmnd/cccd/hc, ngày cấp, nơi cấp,nơi nhận tiền hoàn thuế.
 

Chỉ tiêu [47]: Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này.
Nếu người nộp thuế đề nghị bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước đã nhập số thuế đề nghị bù trừ tại chỉ tiêu [47] thì ghi thêm các thông tin sau: 

• MST của NNT khác (nếu có) 
• Tên NNT khác (nếu có) 
• Ghi rõ Chương, Tiểu mục, Tên CQT quản lý khoản thu, Địa bàn hành chính, Hạn nộp, số tiền còn phải nộp, Số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa.
   

Chỉ tiêu [48]: Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau [48]=[44]-[45]
Hướng dẫn kê khai thông tin Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN
1. Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN: (nằm ở góc trái cuối màn hình)
2. Khai thông tin người phụ thuộc để người nộp thuế được tính giảm trừ thu nhập khi tính thuế.
3. Nhấp vào và kê khai đầy đủ thông tin bắt buộc.
4. Nhập bảng kê Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Họ tên người phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc, chọn loại giấy tờ như CMND/ CCCD/ hộ chiếu/giấy khai sinh; số giấy tờ của CMND..; Ngày sinh người phụ thuộc.
Lưu ý:
+ Chỉ tiêu [16] từ tháng: Là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh trong năm tính thuế.
+ Chỉ tiêu đến tháng [17]: Là thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế hoặc tháng 12 nếu trong năm chưa kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng.
 

Bước 6: Nộp tờ khai
 

Tích nút chọn mục “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm” >> Hoàn thành kê khai >> Chọn Kết xuất XML (để lưu và nộp tờ khai đã kê khai) >> Nộp tờ khai.

 

Bước 7: Gửi hồ sơ và các chứng từ đính kèm
Chọn phụ lục đính kèm >> Chọn tệp ( để tải file lên hệ thống) >> Nhấn tiếp tục
 

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị xác thực nộp tờ khai: Nhập Mã kiểm tra >> chọn tiếp tục
 

Người nộp thuế nhập mã OTP được gửi về điện thoại >> chọn Tiếp tục
 

Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống Tổng Cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email đã đăng ký và gửi tin nhắn thông báo đến số điện thoại đã đăng ký của người nộp thuế.
Lưu ý: 

• Trường hợp không nhận được thông báo nộp tờ khai thành công: Kiểm tra xem đã có và nhập mật khẩu giao dịch điện tử khi thực hiện quyết toán hay chưa, nếu chưa phải đăng ký lại giao dịch điện tử và thực hiện kê khai lại từ đầu.
• Trường hợp có nhiều mã số thuế: Liên hệ với cơ quan thuế để điều chỉnh còn một MST duy nhất.
• Trường hợp phải nộp thêm thuế: Thực hiện nộp thuế tại ứng dụng Etax Mobile hoặc ngân hàng gần nhất trước ngày 04/05/2026.

2.2. Cách Quyết toán thuế TNCN qua etax Mobile
Bước 1: Tại trang chủ chọn Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN >> Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán.
 

Sau khi hệ thống hiển thị màn hình Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán gồm mã số thuế và năm quyết toán >> Tra cứu.

Bước 2:  Nhấn Tạo tờ khai 02/QTTTNCN gợi ý >> Hệ thống tự điền sẵn Loại tờ khai, Năm, Trường hợp quyết toán >> Nhấn tiếp tục.
 

Bước 3: Xác định cơ quan thuế nộp tờ khai
Trường hợp 1:  Cá nhân cư trú không ký HĐLĐ, hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% (hệ thống hỗ trợ hiển thị màn hình chọn Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện)

Trường hợp 2: Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm (hệ thống hỗ trợ hiển thị luôn cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai QTT). Cá nhân không phải tích chọn hoặc điền bất kỳ thông tin gì.

Trường hợp 3: Cá nhân:

• Chỉ có 02KK-TNCN có nhiều CQT khác sau: hệ thống thực hiện so sánh hiển thị luôn CQT nơi có nguồn thu nhập lớn nhất.
• Đồng thời có 05QTT và 02KK: hệ thống so sánh lấy nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.

=> Trường hợp các nơi có nguồn thu nhập bằng nhau thì hệ thống hiển thị danh sách Cơ quan thuế để NNT tự chọn.
Các trường hợp khác (ngoài 3 trường hợp trên) hệ thống hiển thị theo các câu hỏi để người nộp thuế chọn và nhập.

Bước 4: Hệ thống hiển thị màn hình Thông tin chung công ty và cá nhân (một số được sửa lại) >> Nhấn tiếp tục.

Bước 5: Kê khai các chỉ tiêu trên tờ khai từ [20] đến [48], cho phép sửa dữ liệu.
Lưu ý: Chỉ tiêu [24] = Tổng số dòng trên bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN.
Trường hợp NNT nhấn Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN: Chọn Thêm mới người phụ thuộc >> Điền các chỉ tiêu [10] đến [17] >> Chọn Lưu.
Trường hợp chỉ tiêu [46] > 0: Nhập thông tin hoàn trả Chọn Chuyển khoản (điền TK ngân hàng) hoặc Tiền mặt (≤5 triệu, điền CMND + nơi nhận)
Trường hợp chỉ tiêu [47] > 0: Nhấn Đề nghị bù trừ >> hệ thống tự liệt kê khoản nợ thuế để bù.

Bước 6: Nhấn tiếp tục (hệ thống hiển thị hoàn thành tờ khai 02 QTT).

Bước 7: Nộp tờ khai (hệ thống hiển thị màn hình Đính kèm phụ lục, bắt buộc đính kèm ít nhất 1 tài liệu).
 

Bước 8: Nhấn tiếp tục (hệ thống hiển thị màn nhập OTP được gửi về số điện thoại của NNT).

Bước 9: Chọn Xác nhận (hệ thống hiển thị màn thông báo Nộp tờ khai thành công).

3. Lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế năm 2026
Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm sau:

• Dữ liệu trên tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý chỉ mang tính tham khảo. Người dùng cần chủ động kiểm tra, đối chiếu và bổ sung thông tin để đảm bảo tính chính xác trước khi nộp.
• Cần chuẩn bị hồ sơ và kê khai đầy thông tin.
• Cung cấp tài khoản ngân hàng chính chủ để thực hiện nộp bổ sung hoặc nhận hoàn thuế.

Kết luận
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là quyền lợi giúp người nộp thuế kiểm soát chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Việc thực hiện đúng và kịp thời không chỉ giúp hạn chế rủi ro về xử phạt mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi về thuế.

Để tối ưu hóa công tác kế toán - thuế và sẵn sàng chuyển đổi nhanh chóng, CADS Finance hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ kế toán đến báo cáo tài chính một cách linh hoạt và hiệu quả. Phần mềm luôn cập nhật và đáp ứng đầy đủ các thông tư, quy định mới nhất đồng thời đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung, chính xác, nhất quán. CADS Finance là phần mềm kế toán thế hệ mới, với 18 phân hệ chức năng cam kết đồng hành tới cùng, hỗ trợ doanh nghiệp Chuyển đổi số thành công. 

Đăng ký tư vấn ngay để trực tiếp trải nghiệm phần mềm kế toán tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại!
-------------------------------------------------------
Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Hotline/Zalo (24/7): 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/