HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG BẢNG LƯƠNG MỚI NHẤT 2026

05/05/2026 Số lần xem: 272 Xây dựng bảng lương luôn là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhưng dễ phát sinh sai sót nếu không nắm rõ quy định về thuế và bảo hiểm. Một mẫu bảng lương chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thu nhập, thuế TNCN, BHXH mà còn đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng lương 2026 kèm mẫu file và công thức mới nhất để áp dụng hiệu quả. 1. Các quy tắc cần lưu ý khi xây dựng bảng lương
1.1. Các khoản giảm trừ
a. Giảm trừ gia cảnh
Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng kỳ tính thuế 2026 được thực hiện theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân quy định:

• Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm).
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

b. Giảm trừ đối với các khoản 

• Các khoản bảo hiểm bắt buộc bao gồm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
• Giảm trừ bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm nhân thọ tối đa: 3.000.000 đồng/tháng/người

Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 Cá nhân cư trú được giảm trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công các khoản sau đây: 

•  Giảm trừ đóng góp từ thiện, nhân đạo bao gồm: 

- Khoản đóng góp vào tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người khuyết tật, người già không nơi nương tựa.
- Khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học.
- Khoản đóng góp vào các tổ chức có chức năng huy động tài trợ được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

Tổ chức, cơ sở và các quỹ quy định tại khoản này phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hoặc công nhận, hoạt động vì mục đích từ thiện, nhân đạo, khuyến học, không vì mục tiêu lợi nhuận. 

• Khoản chi cho y tế, giáo dục: Chi phí y tế trong nước: khoảng 20 - 23 triệu/năm. Chi phí giáo dục trong nước: khoảng 21 - 24 triệu/năm.

1.2. Các khoản thu nhập chịu thuế
a. Mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng bảo hiểm:
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP thì mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo vùng áp dụng từ ngày 1/1/2026 như sau:

• Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng, 25.500 đồng/giờ
• Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng, 22.700 đồng/giờ
• Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng, 20.000 đồng/giờ
• Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng, 17.800 đồng/giờ

Mức lương tối đa làm căn cứ đóng bảo hiểm thất nghiệp cao nhất bằng 20 lần mức lương tối thiểu tháng theo vùng. 

Ngoài ra, cần theo dõi lương cơ sở: Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Tài chính và các Bộ, cơ quan liên quan tiếp tục báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định tăng mức lương cơ sở trong năm 2026, bảo đảm phù hợp với chỉ số giá tiêu dùng, mức tăng trưởng kinh tế và khả năng của ngân sách nhà nước theo Công văn 11600/BNV-CTL&BHXH.

b. Lương làm thêm giờ 
Căn cứ theo khoản 8 điều 4 Luật số 109/2025/QH15 Quốc hội ban hành quy định: Miễn thuế với tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật. 

c. Nếu có lương ngoại tệ 
- Tỷ giá ghi nhận chi phí lương là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng nơi người nộp thuế mở tài khoản (chênh lệch không quá +/-1%)
- Tỷ giá tính thuế sẽ áp dụng tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản

d. Các khoản không tính đóng bảo hiểm xã hội
- Thưởng phụ cấp chuyên cần cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động
- Tiền thưởng sáng kiến (theo Điều 104 Bộ luật Lao động)
- Tiền ăn giữa ca (mức tối đa theo dự thảo: 1.200.000đ/tháng)
- Hỗ trợ xăng xe
- Hỗ trợ điện thoại
- Hỗ trợ đi lại
- Hỗ trợ tiền nhà ở
- Hỗ trợ tiền giữ trẻ
- Hỗ trợ tiền nuôi con nhỏ
- Hỗ trợ khi  người lao động có thân nhân qua đời (trợ cấp tử tuất ngoài BHXH)
- Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn (hiếu hỉ)
- Hỗ trợ khi sinh nhật người lao động
- Trợ cấp khó khăn khi người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong HĐLĐ (không gắn với lương)


1.3. Biểu thuế lũy tiến từng phần
Biểu thuế lũy tiến từng phần được áp dụng 5 bậc theo Luật 109/2025/QH15 được áp dụng từ ngày 1/1/2026.
 

• Công thức tính thuế thu nhập cá nhân 2026 rút gọn

Công thức: Số thuế phải nộp = (Thu nhập tính thuế x Thuế suất) - Hằng số trừ 
 

• Công thức tính thuế thu nhập cá nhân 2026 từ lương Net (tiền lương sau khi trừ thuế và các khoản BHXH bắt buộc) 

• Công thức tính thuế thu nhập cá nhân 2026 đối với cá nhân cư trú 

Công thức tính thuế TNCN 2026 cụ thể như sau: Thuế TNCN 2026 phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất

Trong đó:
[1] Thu nhập tính thuế được tính theo công thức sau: Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế - Các khoản giảm trừ
[2] Thuế suất áp dụng theo biểu thuế lũy tiến 05 bậc.
[3] Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn
[4] Các khoản giảm trừ = Giảm trừ cá nhân (15,5 triệu/tháng) + Giảm trừ người phụ thuộc (6,2 triệu/tháng/người phụ thuộc) + Các khoản bảo hiểm bắt buộc.

• Công thức tính thuế thu nhập cá nhân 2026 đối với cá nhân không cư trú 

Cách tính thuế được tính như sau: Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công x Thuế suất (20%). 

Trong đó, thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định như đối với thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú. 

• Khấu trừ thuế TNCN với hợp đồng dịch vụ, vãng lai
• Khấu trừ 10% với hợp đồng lao động ngắn hạn, vãng lai (Dự kiến 2026: nâng ngưỡng khấu trừ 10% lên 3 triệu/lần (hiện tại 2 triệu/lần))

1.4. Chứng từ thanh toán tiền lương
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Công văn 218/CST-TN năm 2026 quy định: Từ ngày 15/12/2025, tiền lương từ 5.000.000 đồng/lần trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí khi tính thuế.

2. Bảng lương gồm các thành phần cơ bản nào
Một bảng lương chuẩn không chỉ đơn thuần thể hiện số tiền người lao động nhận được mà còn cần phản ánh đầy đủ các yếu tố cấu thành thu nhập, các khoản khấu trừ và nghĩa vụ thuế. Việc xây dựng đầy đủ các thành phần trong bảng lương sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm. Các thành phần cơ bản trong bảng lương bao gồm: 

• Thông tin nhân viên: bao gồm tên, mã số, chức vụ, phòng ban.
• Thông tin về lương cơ bản: 

- Tiền lương thỏa thuận trên HĐLĐ (Lương chính, phụ cấp, tiền ăn, điện thoại,...).
- Ngày công
- Tiền lương thực nhận theo ngày công thực tế (Lương chính, phụ cấp, tiền ăn, điện thoại,...).
- Tiền thưởng Tết (nếu có), tiền thưởng khác.
- Tổng thu nhập thực tế.
- Các khoản tiền miễn thuế.
- Tổng thu nhập miễn thuế.
- Tổng thu nhập chịu thuế.
- Các khoản giảm trừ (Giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc).
- Thu nhập tính thuế.
- Số thuế TNCN phải khấu trừ.
- Tổng tiền thực lĩnh

3. Mẫu bảng lương nhân viên phổ biến
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều mẫu bảng lương khác nhau tùy theo quy mô, đặc thù hoạt động và phương thức quản lý. Việc sử dụng mẫu bảng lương phù hợp không chỉ giúp tối ưu thời gian tính toán mà còn hạn chế sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu. 

3.1. Mẫu bảng lương bao gồm BHXH và thuế TNCN 2026
Đây là mẫu bảng lương được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp hiện nay. Mẫu này tích hợp đầy đủ các yếu tố như tiền lương, phụ cấp, các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và tính toán.

Đặc biệt, các file Excel mẫu thường được thiết kế sẵn công thức để tự động tính toán mức đóng bảo hiểm và số thuế TNCN phải nộp theo quy định mới nhất năm 2026. Khi sử dụng mẫu này, doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào như mức lương, số ngày công, người phụ thuộc,… hệ thống sẽ tự động trả ra kết quả chính xác.
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
3.2. Mẫu bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng 2026
Đối với các doanh nghiệp có lao động phân bổ ở nhiều khu vực khác nhau, việc xây dựng bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng là rất cần thiết. Mỗi vùng sẽ có mức lương tối thiểu khác nhau, làm căn cứ để xây dựng thang bảng lương và đóng bảo hiểm.

Các mẫu bảng lương theo vùng thường được thiết kế riêng biệt cho từng khu vực (vùng I, II, III, IV), giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng đúng mức lương tối thiểu theo quy định. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro khi bị thanh tra lao động hoặc kiểm tra thuế.

Mẫu bảng lương vùng I 
Mẫu bảng lương vùng I áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực có mức lương tối thiểu cao nhất. Mẫu này thường được sử dụng tại các thành phố lớn, nơi có chi phí sinh hoạt cao và yêu cầu mức thu nhập tối thiểu cao hơn so với các khu vực khác. 
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
Mẫu bảng lương vùng II
Đối với vùng II, mức lương tối thiểu thấp hơn so với vùng I nhưng vẫn thuộc nhóm khu vực có mức phát triển kinh tế cao. Doanh nghiệp cần xây dựng bảng lương phù hợp để đảm bảo đúng quy định và cân đối chi phí.
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
  Mẫu bảng lương vùng III
Mẫu bảng lương vùng III thường áp dụng cho các khu vực có mức phát triển trung bình. 
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
 
Mẫu bảng lương vùng IV
Đây là mẫu bảng lương áp dụng cho các khu vực có mức lương tối thiểu thấp nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo đầy đủ các khoản phụ cấp, bảo hiểm và nghĩa vụ thuế theo quy định.
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
 
Các mẫu này đã được xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu áp dụng từ năm 2026, giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh theo thực tế và nhanh chóng đưa vào sử dụng. 

3.3. Mẫu file Excel tính tiền đóng bảo hiểm xã hội 2026
Bên cạnh bảng lương tổng hợp, nhiều doanh nghiệp còn sử dụng riêng file Excel để tính toán chi tiết các khoản đóng bảo hiểm xã hội. File này hỗ trợ xác định chính xác mức đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

Việc tách riêng file tính bảo hiểm giúp kế toán dễ dàng kiểm soát số liệu, đối chiếu với cơ quan bảo hiểm và đảm bảo tính chính xác trong hạch toán chi phí. Đồng thời, đây cũng là công cụ hữu ích khi cần rà soát hoặc điều chỉnh dữ liệu trong quá trình quyết toán.
  Tải mẫu bảng lương tại đây (nguồn thuvienphapluat.vn):
 

Kết luận
Việc xây dựng bảng lương năm 2026 không chỉ yêu cầu doanh nghiệp nắm rõ các quy định mới về thuế và bảo hiểm mà còn cần lựa chọn phương pháp và công cụ phù hợp để triển khai. Một bảng lương được thiết kế đầy đủ, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao tính minh bạch trong quản trị nhân sự.

Phần mềm quản trị nhân sự CADS HRM được phát triển bởi CADS với 29 năm kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Giải pháp cho phép quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, theo dõi đầy đủ quá trình công tác, đồng thời tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ từ chấm công GPS, báo cáo điểm danh online theo thời gian thực, quản lý nghỉ phép, đăng ký ca làm, tăng ca, ăn ca đến tính lương dựa trên dữ liệu chấm công theo quy định mới nhất. Phiếu lương được gửi trực tiếp tới từng nhân sự qua Email và App Mobile, giúp người lao động dễ dàng theo dõi một cách minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị. 

Đầu tư vào giải pháp công nghệ quản lý nhân sự không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tính lương, thưởng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và gắn bó lâu dài.

 ----------------------------------------------
Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Hotline/Zalo (24/7): 0903402799
CSKH: 19001294
Facebook: https://www.facebook.com/PhanMemCADS/
Website: https://1business.vn/